Từ trước đến nay, thông tin, tuyên truyền các hoạt động của Đoàn trường được triển khai bằng cách gửi trực tiếp văn bản (kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, công văn,…) cho các đoàn cơ sở, sau đó đoàn cơ sở triển khai cho chi đoàn trực thuộc và chi đoàn triển khai cho đoàn viên thanh niên thuộc đơn vị. Sau này, để thông tin, tuyên truyền được sinh động hơn thì Đoàn trường và cơ sở đoàn có thiết kế thêm hình ảnh, icon vào trong bài viết, thiết kế inforgraphic để tuyên truyền. Hiệu quả của việc thông tin, tuyên truyền không được cao, nhất là những hoạt động không được sinh viên quan tâm.
Để nâng cao hiệu quả thông tin, tuyên truyền các hoạt động của Đoàn, Đoàn trường đã ứng dụng các công cụ tiếp thị kỹ thuật số. Cụ thể, Đoàn trường đã đăng bài vào khung giờ vàng của Fanpage theo thông tin chi tiết của trang (đăng vào giờ vàng làm hiệu quả tin bài có thể tăng lên gần 30 lần); hình thức đăng tin bài cũng thay đổi như liên kết đính kèm được chuyển xuống phần bình luận vì các ứng dụng không mong muốn những liên kết qua các ứng dụng khác (các ứng dụng có xu hướng hạn chế người tiếp cận những tin bài có liên kết qua ứng dụng khác); cải thiện kỹ thuật viết nội dung tin, bài; thành lập các kênh zalo chính thức của Đoàn trường và các đơn vị trực thuộc Đoàn trường để thông tin được thông suốt từ Đoàn trường đến Đoàn viên thanh niên của nhà trường; ứng dụng các công cụ thiết kế dạng kéo thả như canva, design bold để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và phát triển nhiều ý tưởng hay, độc, lạ, hiệu quả trong truyền thông. Ngoài ra, Đoàn trường còn sử dụng nhiều công cụ tiếp thị kỹ thuật số như: Seeding, viral, KOLs,… Đặc biệt, ở các hoạt động lớn, Đoàn trường ứng dụng công cụ ma trận RACSI (là một biểu đồ phân công có trách nhiệm, vạch ra mọi nhiệm vụ, cột mốc hoặc quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành một chiến lược) để lên kế hoạch truyền thông bài bản, hiệu quả.
(Hình ảnh khung giờ vàng của trang fanpage)
(Hình ảnh thay đổi hình thức đăng tin bài)
(Hình ảnh sử dụng ma trận RASCI trong một sự kiện)
(Hình ảnh hoạt động tuyên truyền biển đảo thu hút sinh viên tham gia vượt 184% so với kế hoạch)
Đồng chí Nguyễn Nhật Thanh – Bí thư Đoàn trường cho biết: “Qua ứng dụng các công cụ tiếp thị kỹ thuật số, kết quả thông tin, tuyên truyền đạt kết quả rất tốt, cụ thể thể hiện qua số lượng sinh viên tham gia các hoạt động tăng lên đáng kể và Đoàn trường hiện tại không cần phân bổ chỉ tiêu cho các hoạt động mà số lượng vẫn vượt so với yêu cầu”.
Vũ An
